11 דרכים לנהל את הזמן שלכם טוב יותר – ולהצליח בגדול
אתם עובדים כל הזמן, אין לכם זמן פנוי לבילויים ולהנאות החיים, ובכל זאת אתם פשוט לא מספיקים כלום. אז הבשורה המעודדת (אם זה מה שעושה לכם את זה) היא שאתם ממש לא לבד. הבשורה המעודדת באמת היא שיש סיבה טובה לזה, ויש גם כמה דרכים מצוינות לשנות את המצב.
כשאין לכם זמן אתם לא מצליחים לסיים משימות או לפנות זמן כדי להשקיע בעסק או ללמוד משהו חדש. מצד שני, יכול מאוד להיות שאתם פשוט לא מנהלים את הזמן נכון, וזו הבעיה שמאפיינת את רוב האנשים באשר הם. במקום להסתפק בחצי הנחמה הזו, הנה 11 דרכים פשוטות לשנות את המצב, לייעל את הזמן ולהצליח הרבה יותר.
1 – תכירו בבעיית ניהול הזמן שלכם
כן, הצעד הראשון הוא להודות בבעיה. אם אתם תמיד אומרים לעצמכם שאם רק היו עוד כמה שעות ביממה הייתם מספיקים גם את המשימה ההיא ואת המטלה הזאת, הגיע הזמן להודות ש-24 שעות מספיקות בהחלט, השאלה היא רק מה אתם עושים בזמן הזה. במקום להתלונן על חוסר זמן או להאשים את השעון בחוסר העמידה שלכם בזמנים, פשוט תודו שאתם מתנהלים בצורה לא מספיק טובה, והמשיכו לקרוא כדי לקבל טיפים פרקטיים לשינוי המצב הזה, ולעבודה נכונה לקראת השגת המטרות שלכם.
2 – אל תוותרו על תכנון היום שלכם
חשוב לתכנן את היום טוב יותר כדי לנצל אותו בצורה טובה יותר. אתם לא צריכים (או יכולים) לדעת מה יקרה בכל דקה לאורך היממה, אבל מטרות כלליות ליום שמתחיל הן חשובות. רשמו לעצמכם מטלות קטנות (קניות, ביקור בדואר או איסוף הילדים מהחוג), הגדירו סדרי עדיפויות ואל תהססו לערוך שינויים אם נדמה לכם שתוכלו להספיק יותר אם רק תשנו את סדר היום שלכם. חוץ מזה, אפשר וכדאי לפנות כמה דקות מדי ערב לבחירת הבגד שתלבשו מחר למשרד. תתפלאו, אבל הזמן והמתח שייחסכו מכם בבוקר שווים הכל.
3 – אל תתנו ל”דחוף” לגבור על ה”חשוב”
נכון, זה לא מאוד פשוט להבחין בין “חשוב” ל”דחוף” אבל זו אחת המשימות החשובות (והדחופות) ביותר. איך תוכלו לנצל את הזמן שלכם ביעילות אם אתם לא מפנים את תשומת הלב שלכם למה שאתם באמת צריכים לעשות? כדי לעשות את זה טוב יותר הכינו לעצמכם רשימה של כל המשימות והתחילו לחלק אותן לקטגוריות:
(1) מה עושים קודם: המשימות שאתם צריכים לעשות קודם, כולל מחויבויות חשובות שחייבות להתבצע היום או מחר, (2) לוח זמנים: משימות חשובות שאינן דחופות כדאי לתזמן בלוח השנה כדי לעמוד בהן בזמן, (3) האצלת סמכויות: משימות שאינן חשובות ואפשר להעביר אותן הלאה לאדם אחר, (4) לא לעשות: משימות שהן לא חשובות ולא דחופות, ואפשר למחוק אותן לחלוטין או להגדיר אותן כמשימות שתבצעו רק אם יהיה לכם זמן אי פעם.
4 – האצילו סמכויות בצורה נכונה
יזמים אולי מרגישים גאווה כשהם סופסוף מאצילים סמכויות על אחים, אבל זה לא אומר שהם תמיד עושים את זה נכון. הדבר החשוב והנכון הוא כמובן להבין שאין לכם זמן לעשות הכול לבד, אבל כדאי שתדעו מה קורה ובעיקר כדאי שתוודאו שאתם מאצילים סמכויות לאנשים הנכונים. גם אם אתם עובדים לגמרי לבד ואין לכם צוות עובדים, אל תהססו להיעזר בפרילנסר שיעזור לכם עם משימות שונות בעסק. יש היום שפע של עסקים קטנים שמציעים ניהול יומן לבעלי עסקים וגם כאלה שינהלו לכם את עמוד הפייסבוק או את אתר האינטרנט. רק תוודאו שהם טובים במה שהם עושים, כן?
5 – אתם לא באמת חייבים לקום מוקדם
בטח גם אתם קראתם על האנשים המצליחים שמתעוררים ב-4 בבוקר כדי להתאמן, להתארגן, לאכול ולמיין את המיילים לפני שהיום מתחיל. אם אתם נהנים להתעורר בשעות מוקדמות הרי זה משובח אבל האמת היא שזה פשוט לא מה שיעשה את ההבדל. מה שחשוב יותר הוא להגיע לשעות השיא של היממה שלכם כשאתם ערניים וממוקדים. אם אתם פוגשים לקוח אחר הצהריים או מתכננים להשתתף באירוע עסקי דווקא בשעות הערב, השכמה מוקדמת היא כנראה טעות של ממש, פשוט משום שתגיעו עייפים ומאוד לא מרוכזים למפגש עם הלקוחות הפוטנציאליים שלכם. בקיצור, רק אתם יודעים מתי אתם צריכים להיות ערניים באמת, ולכן רק אתם יודעים מה שעת ההשכמה האידאלית עבורכם.
6 – תהיו קצת יותר גמישים
לא משנה עד כמה היום שלכם מתוכנן לפרטי פרטים, תהיו בטוחים שמשהו יקרה ולוח הזמנים הזה ישתבש. למשל, אם אתם קובעים רצף של פגישות עם לקוחות רצוי להשאיר זמן פנוי בין הפגישות, רק למקרה שלקוח יתעכב או למקרה שבו תצטרכו לקיים שיחת טלפון דחופה או להתמודד עם תקר בגלגל. אם לוח הזמנים שלכם משאיר לכם מקום לגמישות, שום דבר לא באמת יפתיע אתכם, ובטח שלא יפריע לכם להשלים את המשימות החשובות שהגדרתם.
7 – תבינו שלא תהיו מושלמים
כולנו רוצים להיות מושלמים, אבל השאיפה הזו לשלמות לא באמת קשורה למציאות. למעשה, הלחץ להוכיח שאתם מושלמים רק עושים לכם נזק, וזה באמת לא שווה את זה. ניקח לדוגמה את אחד האנשים המצליחים בעולם – סטיב ג’ובס. הפרפקציוניזם שלו אולי דחף אותו קדימה והוביל אותו לפיתוח כמה מההמצאות הגדולות בהיסטוריה, אבל בהתאם לקח לו זמן רב לייצר כל מוצר, והעובדים העידו על מתח לא מבוטל במהלך יום העבודה. מאחר ואתם לא יכולים להרשות לעצמכם להתעכב עם מוצרים ושירותים, פשוט תבינו שהשלמות היא לא באמת ריאלית, וכדאי להגיע ללקוח לפני שהמתחרים שלכם יעשו את זה.
8 – תתחילו לחשב את הזמן שלכם נכון
כמעט כולם עושים את הטעות הזאת. הם מחשבים כמה זמן נדרש לכל משימה אבל מגלים כמה הם טועים רק בשלב מאוחר מדי. כך נדמה להם ששעה אחת תספיק למשימה שדורשת בפועל שעתיים, וכך ההספק שלהם יורד והסיכוי להספיק גם את שאר המשימות יורד. אם תתחילו לעקוב אחר הזמן שאתם באמת מנצלים על כל משימה, תדעו להעריך אותה טוב יותר בעתיד. כך תימנעו מטעויות ותדעו בדיוק כמה זמן אתם צריכים לפנות לכל מטלה.
9 – אל תנקו את השולחן כל יום
ברור שאתם חייבים לפנות את שאריות האוכל משולחן העבודה שלכם, אחרת תגיעו לטינופת ולבלגן מחר בבוקר, אבל קצת בלגן לא באמת אמור להפריע לכם. למעשה, יש מחקרים שטוענים שדווקא הבלגן הוא זה שמצית את היצירתיות שלנו. אז אם אין לכם זמן, פשוט תפסיקו להילחץ. אתם לא צריכים לסדר את השולחן ולנקות ממנו כל פיסת נייר. סדר יסודי תבצעו פעם בשבוע (למשל ביום חמישי לפני שאתם יוצאים לסוף השבוע) ובשאר הזמן באמת שלא כדאי לטרוח ולבזבז זמן יקר.
10 – תפסיקו לעבוד בלי הפסקה
אתם בטח חושבים שאתם עובדים בלי הפסקה כי אין לכם ברירה אחרת, ולא מעט יזמים עובדים שעות ארוכות מדי יום מתוך מחשבה שזה מה שהם חייבים לעשות. גם אילון מאסק מתנהג בדיוק ככה, דרך אגב, והוא עובד למעשה 80 שעות בשבוע. אז נכון שמדובר באדם די מצליח, אבל הוא החריג שלא מעיד על הכלל, במקרה הזה.
דווקא הפסקה קצרה להתרעננות, ארוחה טובה עם בן או בת הזוג, ואפילו חצי יום חופש שתבלו עם הילדים, כל אלה יעשו לכם רק טוב. קחו הפסקה, התרחקו מהמשרד ותתחילו להרגיע את הקצב. כשתחזרו אל שולחן העבודה שלך תהיו רעננים וממוקדים יותר.
11 – עוד לא גיליתם איך לנהל את הזמן שלכם טוב יותר?
אין ספק שיש לכם לא מעט אסטרטגיות פעולה אפקטיביות לניהול הזמן שלכם, אבל גם אין גישה אחת שמתאימה לכולם. אם עדיין לא גיליתם מה עובד לכם, זה רק אומר שאתם צריכים לנסות משהו אחר. נסו אסטרטגיות שונות, תנו להן צ’אנס אמיתי, וכשתגלו מה עובד לכם – תגלו שאתם מנהלים את הזמן שלכם בצורה הטובה ביותר, שאתם יעילים יותר ובעיקר – שאתם מצליחים להשיג את כל מה שרציתם. כי ככה זה כשיש לכם זמן.
