5 טיפים לכתיבת אימייל עסקי אפקטיבי שיקבל יותר תגובות

אנחנו שומרים על קשרים עם לקוחות, ספקים, שותפים וגם עם חברים – דרך האימייל. היום, הרבה אחרי שיונת הדואר נעלמה מהרדאר וגם משלוח מכתבים עם בול הפך למסורת עתיקה, דואר אלקטרוני הוא הכלי המשמעותי והנפוץ ביותר. הבעיה היא שאנחנו לא תמיד מצליחים לקבל תגובות, בין אם אנחנו פונים ללקוח קיים, למשקיע פוטנציאלי או לאדם שהשאיר את הפרטים שלו באתר האינטרנט ובינתיים הספיק לשכוח מי אנחנו ומה אנחנו יכולים לעשות עבורו. אז הבשורה הטובה היא שיש מה לעשות בנדון, ואפשר לכתוב אימייל עסקי אפקטיבי הרבה יותר בכמה צעדים די פשוטים.

1 – הכירו את הנמען שלכם

זה נשמע לכם מובן מאיליו אבל זה לא תמיד נכון, ואנחנו לא תמיד מתנהלים בהתאם. אימייל עסקי מיועד לאדם מסוים, וצורת הפנייה שלנו אליו משתנה בהתאם. לכן חשוב להגדיר למי אתם פונים, מה אתם רוצים להגיד ואיך תוכלו לפנות באופן אישי יותר לאדם שמולכם, גם אם אתם משתמשים בטקסט שנשלח במקביל לרשימת תפוצה גדולה הרבה יותר.

2 – שמרו על מידה מסוימת של פורמליות

אחרי שהגדרתם מי הנמען שלכם חשוב שתגדירו גם עד כמה אתם צריכים להיות פורמליים, ומידה מסוימת של רשמיות בהחלט תידרש כאן. שקלו היטב את המילים שלכם וזכרו ששני המשפטים הראשונים הם המשמעותיים ביותר. אם הן לא יעשו את העבודה, הנמען שלכם יפסיק לקרוא. אז לא, אתם ממש לא צריכים להיות רשמיים מדי אם אין סיבה אמיתית לעשות את זה, אבל אל תהפכו לקוח פוטנציאלי לסחבק הרבה לפני שהוא יודע מי אתם.

3 – אימייל עסקי ללקוח חדש צריך להיות אמפתי

אתם פונים לראשונה לאדם שמעולם לא יצרתם איתו קשר. למעשה, אתם יוזמים את הקשר הזה כי אתם רוצים שהאדם שמולכם ישתף פעולה, יסמוך עליכם ויבחר בכם לביצוע פרויקט מסוים. אימייל עסקי שמתמקד במה שאתם רוצים וצריכים יכול להחטיא את המטרה, בעוד מייל שפונה אל האדם השני, מזהה את הצורך שלו ונמנע מיצירת תחושה שאתם “רודפים” אחרי לקוחות ועסקאות, זה בדיוק מה שיקרב אתכם אל היעד.

4 – הגיבו במהירות ככל האפשר

לזמן יש משמעות אדירה היום יותר מאי פעם. אנחנו חיים בעידן דיגיטלי והמידע זורם בקצב מסחרר, מה שאומר שאם לא תגיבו ללקוח שלכם בזמן, יש סיכוי לא רע שהוא כבר לא יהיה הלקוח שלכם עד שתתפנו אליו. זה לא אומר שאתם צריכים להיות חצופים ולהשיב למיילים בזמן שאתם בפגישות עם לקוח אחר, אבל מענה מהיר הוא חשוב והוא מעיד על היחס שלכם ללקוח ועל העדיפות שהוא מקבל בסדר היום שלכם.

5 – היו עקביים והימנעו משגיאות כתיב

שגיאות כתיב וטעויות דקדוק הן דרך טובה להרחיק את הלקוח שלכם. גם אם יש טעויות נפוצות למדי זה לא אומר שאתם צריכים לשמר אותן. במקום לכתוב “אני ישלח” הקפידו על “אני אשלח”, ובמקום להבטיח לספק שירות בתוך שלוש ימים, התחייבו לספק אותו בתוך שלושה ימים. טעויות מהסוג הזה עשויות להתפרש כחוסר רצינות או מקצועיות מהצד השני, וזה ממש לא המסר שאתם רוצים להעביר.