תגובות לאימייל לא מגיעות? הסיבות האפשריות והפתרונות

בעלי עסקים יודעים היטב עד כמה אימייל נכון, כזה שכתוב בצורה טובה ומספק את הסחורה, הוא אימייל שמשיג את המטרה שלו. הבעיה היא שללא תגובות לאימייל נתקשה לקדם את העסקה, ובמקרים רבים דואר אלקטרוני אחד יכול לשנות את התמונה כולה. למעשה, אימייל טוב יותר גם ימשוך את תשומת לבם של מעסיקים פוטנציאליים או של אדם שאתם משתוקקים לפגוש, אבל לא בטוחים איך תצליחו להגיע אליו. אם שלחתם פניה רשמית, הצעת מחיר או קורות חיים, אבל עדיין לא קיבלתם כל תגובה, יכול מאוד להיות שהמאמר הזה בשבילכם. אלו הן הסיבות לכך שאתם לא מקבלים תגובות לאימייל, וגם הדרכים האפשריות לשפר את הסיכויים שלכם.

אימייל מעורפל מדי

הסיבה העיקרית לכך שאנחנו מתקשים לקבל תגובות לאימייל היא שהניסוח שלנו היה מעורפל קצת יותר מדי. אם הנמען שלכם לא יכול להבין בקלות מה אתם רוצים להגיד ומה המטרה שלכם בעצם הפנייה אליו, אתם מסתכנים בשליחת אימייל שחוטא למטרה הזו בדיוק. אנשים רבים מחפשים עבודה או מנסים לגייס משאבים למיזם החדש שלהם. הם שולחים דואר אלקטרוני ומנסים לקדם את עצמם, את המוצרים שלהם או את העסק שעליו הם עובדים. הם רק לא מבהירים מה הם רוצים, מה שמוביל למצב בו האדם מהצד השני לא יודע מה מצפים ממנו לעשות ואיך הוא אמור לפעול בתגובה למכתב שקיבל. זכרו שלא רק אתם עסוקים – אלא גם מי שמקבל את המייל שלכם, ובהתאם אתם צריכים להיות קצרים, מדויקים וברורים.

כך תקבלו יותר תגובות

אם המטרה שלכם היא לקבל פידבק בתגובה לשירות או מוצר מסוים, בקשו מהלקוח שלכם באופן ברור שיעניק לכם פידבק ועזרו לו עם הכוונה. למשל, שאלות ברורות של כן או לא יעשו את העבודה. בנוסף, מומלץ להתרחק ממשפטים שמאותתים לצד השני שאתם מתכוונים לשאוב את הזמן שלהם בשיחה או בפגישה. משפטים כמו “אשמח להיפגש ולהרחיב בנושא” או “מתי יהיה לך את הזמן לשיחה” ירתיעו את מי שאין לו זמן לדבר, להרחיב או לשוחח.

אימייל ארוך מדי

אם אי פעם קיבלתם מכתב ארוך, כזה שגרם לאנציקלופדיית בריטניקה להיראות כמו דף מידע קצר, אתם יודעים בדיוק על מה אנחנו מדברים. אימייל ארוך מדי יוצר תחושה של עייפות ותסכול עוד לפני שהקורא שלכם קרא ולו מילה אחת בלבד. גם מי שקורא אימיילים בזמן הפסקת הקפה שלו ואין לו שום דבר אחר לעשות יעדיף להימנע מקריאת הטקסט המפרך הזה. עכשיו חשבו על האדם שאמור לקרוא את הטקסט הזה. המנכ”ל העסוק, מנהלת משאבי אנוש עם לוח זמנים צפוף או לקוח שמקבל אינסוף אימיילים מדי יום. אלה האנשים שאין להם זמן לקרוא סיפורים ארוכים, גם לא בזמן שהם שותים קפה.

כלל אצבע שיבטיח יותר תגובות לאימייל

קצרו את האימייל שלכם משמעותית ובדקו איך הוא נראה כשקוראים אותו דרך הטלפון הנייד. אימייל נכון הוא אימייל קצר ומדויק שניתן לקרוא במבט אחד חטוף, בלי לגלול ולחפש את הפואנטה בתוך מלל בלתי נגמר. ותרו על סיפור החיים המרגש שלכם, התמקדו בקורא שלכם, בצורך שלו ובמה שאתם רוצים להגיד לו. תכלס.

האימייל גנרי מדי

תסריטי שיחה כבר מזמן לא מוגבלים רק למוקדי שירות הלקוחות או לשיחות מכירה. למעשה, אם יש טקסט שעבד לכם טוב בהחלט כדאי לשחזר אותו. מצד שני, אנשים רבים נופלים כאן למלכודת די מסוכנת, והם שולחים אימייל בפורמט קבוע, כזה שלא מתאים לכולם באמת. זו משימה די מורכבת להשיג תגובות לאימייל כללי שלא פונה באופן אישי לאדם כזה או אחר. פניה ללקוחה בלשון זכר (או להיפך) היא דרך טובה לגרום לה למחוק את האימייל עוד לפני שסיימה לקרוא אותו, וטקסט כללי שמתעלם מצרכים ספציפיים שמאפיינים את הלקוח הוא הצעד שיבטיח לכם התעלמות הפגנתית.

הפתרון היעיל

במקום עוד מייל גנרי עם טקסט שהועתק והודבק, נסו להקדיש עוד כמה רגעים לכל לקוח או מעסיק פוטנציאלי. מייל שמותאם לאדם בצד השני, ולו ברמה הבסיסית ביותר, יצליח למשוך תשומת לב רבה הרבה יותר. חשבו על הערך שיש לכם להציע לקורא, שקפו אותו וספרו איך תוכלו לפתור בעיה, להשלים חסך או למלא צורך איתו הלקוח שלכם מתמודד. זו דרך טובה יותר להגיע אליו באמת, ולא להיטמע בין עשרות מתחרים שמעמיסים מידע באותיות גדולות.

המייל מוגזם מדי

אימייל צריך להיות פשוט והוא אמור לעודד את הקורא שלכם להגיב לכם בלי לחשוש שמא יפלו עליו מטלות נוספות בהמשך. למשל, אם אתם פונים לקבלת עזרה, רצוי שהאימייל שלכם יתמקד באופן שבו הצד השני יוכל לעזור ובעובדה שלא תידרש ממנו עבודה רבה כדי לעזור לכם. אם אתם ממש רוצים לקבל פידבק מלקוח לגבי כמה מוצרים חדשים, אולי עדיף שתתמקדו בשלב הראשון במוצר או שניים בלבד, כדי לא ליצור מצב שבו הקורא שלכם מרגיש שהוא נדרש לעבוד קשה כדי להגיב לכם.

אימייל קצר מדי

נכון, קודם אמרנו שהמייל שלכם צריך להיות קצר ומדויק, אבל זה לא אומר שאתם צריכים להיות קצרים מדי. כלומר, אימייל קצר תמיד עדיף על ארוך, וזה כלל ברזל, אבל אם אתם קצרים מדי אתם עשוי לפספס את ההזדמנות לסקרן את הלקוח שלכם. בכל זאת לא מדובר בהודעת טקסט פשוטה אלא בפניה רשמית למעסיק פוטנציאלי, משקיע, לקוח או אדם אחר שאתם חפצים בתשומת ליבו. אז אל תמרחו את הטקסט שלכם בסיפורים ארוכים, אבל גם אל תהפכו אותו להודעת SMS סתמית וחסרת מעוף. האמת נמצאת שם באמצע, והיא זו שתשיג לכם קצת יותר תגובות לאימייל.

מקור: Business Insider